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Domino basierte Sharing & Sync Loesung fuer mobile Devices

 6 August 2012 19:05:27
Bei vielen unserer durchgefuehrten Lotus Traveler und Mobile Device Management Projekte kam frueher oder spaeter immer wieder die gleiche Fragestellung hoch:  

Mit Lotus Traveler werden einfach und sicher PIM-Informationen aus der Maildatenbank des Benutzers synchronisiert, aber wie kann der Mitarbeiter auf darueber hinaus benoetigte Informationen von seinem mobilen Endgeraet aus zugreifen und wiebekomme ich diese auf das Geraet?

Meistens ging es hierbei um Prospekte, Vertriebsunterlagen, Dokumentationen oder auch nur um einfache Formulare, die möglichst automatisiert auf das mobile Endgerät kommen sollten.

Leider bietet Apple bis auf eine lokale iTunes-Synchronisation keine einfache Lösung an. Der Mitarbeiter muß sich hierbei manuell die benötigten Informationen zusammensuchen und im iTunes konfigurieren. Eine zentrale und automatisierbare Lösung ist nicht verfügbar.
Die meisten Mitarbeiter schaffen sich nun eine für sie einfach funktionierende Lösung und benutzen Dienste wie Dropbox, Evernote oder Google Drive, um möglichst unkompliziert benötigte Dateien auf Ihr mobiles Endgerät zu bekommen.

Hierbei muß man sich als Administrator aber ganz klar bewußt sein, das hiermit zum Teil wichtige Firmeninformationen das Firmennetz verlassen und man sich auf die Sicherheit und Zusagen der jeweiligen Anbieters verlassen muß.

Siehe hierzu nur als ein aktuelles Beispiel:  Heise - Dropbox bestätigt Datenleck

Wir sind, wie bereits erwähnt, bei jedem unserer Projekte darauf angesprochen worden, ob es eine einfache bzw. fertige Lösung für diese Fragestellung gibt. Viele unserer Kunden haben sich in Ermangelung einer fertigen Lösung dafür entschieden, sich mit viel Aufwand zum Teil eigene Apps entwickeln zu lassen.

Mit unserer heute veröffentlichten neuen Anwendung doc.Store bieten wir nun genau für den obigen geschilderten Zweck ein in Domino und den Lotus Notes Client integriertes Lösungspacket an.

Die Grundidee hinter doc.Store basiert auf meinem vor mehr als drei Jahren veröffentlichtem OpenNTF Projekt Snippets. Snippets ermöglicht die Ablage und Wiederverwendung von Dateien oder unformatierten Texten per Drag & Drop aus einem Sidebar Plugin heraus.

doc.Store integriert sich nun ähnlich wie Snippets in die Sidebar und ermöglicht per Drag & Drop die Ablage & Nutzung von Dateien, normalem Text oder formatiertem Rich Text.

Image:Domino basierte Sharing & Sync Loesung fuer mobile Devices

Die Informationen werden im Hintergrund in Lotus Notes Datenbanken (Repositories) abgelegt und verwaltet. Über die zentrale doc.Store Konfiguration werden neue Repositories angelegt, Quotas  pro Repository/Eintrag definiert und die Berechtigungen zugewiesen.

Image:Domino basierte Sharing & Sync Loesung fuer mobile Devices
Neben dem Sidebar-Plugin gibt es eine weitere mobile Komponente, bestehend aus unserer doc.Store App, über die auf die gefüllten Repositories sicher von mobilen Endgeräten aus zugegriffen werden kann. Über die doc.Store Konfiguration kann hierbei zentral gesteuert werden, ob Inhalte pro Repository offline synchronisiert werden und Dateien an andere Drittanbieter-Apps übergeben werden können. Die Steuerung & bei Bedarf die komplette Unterbindung dieses sogenannten App-Crossings ist wichtig, um die ansonsten unkontrollierte Übergabe sensibler Dateien einzugrenzen.
Die doc.Store App legt alle Daten verschlüsselt auf dem Device ab und kann optional mit einem getrennten App-eigenen-Kennwort geschützt werden. Hierdurch wird ein für sich geschlossener Container geschaffen, in dem sicher auf die Firmendokumente zugegriffen werden kann.

Somit kann ein normaler Benutzer über das doc.Store Sidebar Plugin einfach per Drag & Drop eine Powerpoint-Datei oder ein PDF in ein Repository legen und hierüber mit entsprechenden Berechtigungen die Datei automatisch auch anderen Benutzern zugänglich machen.

Die Datei steht sofort nach Anlage auch den mobilen Endgeräten über die doc.Store App zur Nutzung zur Verfügung und wird automatisch auf das Device synchronisiert.

Da sich doc.Store komplett in Ihre Domino & Lotus Traveler Infrastruktur integriert, ist die Einrichtung schnell und unkompliziert und Sie schaffen mit doc.Store eine sichere, integrierte und auch für den Endbenutzer einfach zu benutzende Alternative zu den oben genannten Cloud-Diensten.

Mehr Details über doc.Store und unsere mobilen Lösungen finden Sie hier: www.midpoints.de

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